Окрім пошти та месенджерів, мій другий інструмент без якого я не можу працювати - TickTick - таск-трекер у якому "живуть" всі задачі та активності.

З попереднього допису про пошту ви побачили, що в мене досить просте флоу роботи із вхідними задачами: зроби зразу / видали та забудь / відклади / делегуй

З поштою все зрозуміло, а от що робити із довгостроковими задачами? Як планувати залежності й контролювати виконання делегованих задач? Без системи тут ніяк й на допомогу приходить таск-трекер.

Я, здається, спробував ну майже все що було на ринку: wunderlist, todoist, google task, microsoft tasks, any.do, asana, trello. Був період коли я все писав у паперовий блокнот. Завжди чогось не вистачало, або синхронізації, або віджету, або тегів, або помодоро таймеру.

Поки не надибав ticktick, в якому є все і доступно у рамках безкоштовної версії. Я прихильник мінімалізму і з задачами в мене також досить просте флоу:

1)

Я не користуюсь проєктами, вони - обтяжлива фігня, якщо чесно. Всі задачі просто лежать в одному списку, без розбиття по окремим проєктам
2) У задач є строк виконання: сьогодні, завтра, на тижні, колись потім і є нагадування конкретної дати.
3)

У задач є хештег, й більшість хештегів - це імена людей, з якими я працюю частіше за всіх, або назви департаментів, наприклад "рекрутинг" чи "фінанси", "юристи".
4) Частина хештегів - не проєкти, а скоріше ініціативи, типу "навчання", "тг канал", "подкаст".
5) Також користуюсь дефолтними пріоритетами за кольорами - вони допомагають сфокусуватись на найважливіших задачах упродовж дня\тижня.
6)

Я не користуюсь “просунутими фільтрами”, коли показуються задачі за 3-ма параметрами, типу всі задачі по хештегу, по даті і по пріоритету - це також обтяжлива фігня.

Короче, ніякої rocket science, все максимально просто й у цьому вся фішка.

Загалом ви знайдете ці можливості й в інших таск-трекерів, за що мені сподобався ticktick так це за:
а) Клавіатурні шорткати, я без них нікуди. Задачі створюються поки я на дзвінку, або в презентації натискаючи ⌘+⇧+A, пріоритет виставляється через !, хештег через #. Все швидко й не перемикаючись між вікнами.
б) Вбудований помодоро таймер на рівні задач, плюс статистика виконаних завдань.
в) Всі базові функції є у безкоштовній версії, там є теки для проєктів, список нотаток та інтеграції, але я ними навіть не користуюсь.

Знов ж таки, байдуже, який буде таск-трекер, тут головне знайти те що подобається і побудувати систему навколо нього. Для мене особисто суть таск-трекера не в тому щоб контролювати дедлайни, це скоріше про очищення голови від задач. Я не хочу постійно тримати в памʼяті домовленості й дедлайни, хай їх тримає таск-трекер.

Отож, якщо ви дуже хочете почати використовувати задачник, але вам не вдається, то це не тому, що він "неправильний" й вам потрібно спробувати інший, ні. Це скоріше за все тому, що ви не налаштували процесний ритуал навколо нього:
✍️ Раз в день записати всі задачі, ідеї, домовленості, незавершену роботу
👀 Раз в тиждень зробити перевірку, видалити те що застаріле\неактуальне, делегувати те що делегується, проставити строки й актуалізувати те над чим будете працювати саме ви
🔁 Регулярно повторювати процес. Зробіть собі нагадування у календарі для старту, поки не стане звичкою.

Всім бажаю високої ефективності на роботі!