Повідомлення telegram каналу - @itworkinprogress

Вашу ефективність, як спеціаліста формують щоденні звички.
Ви знаєте статистику, що 60%+ часу менеджери проводять у комунікації. Дзвінки, імейли, чати. Конкретно із цих 60% на імейли (особисто у моєму випадку) припадає ±20%. Раніше було більше, зараз менше. Чим раніше ви систематизуєте вашу роботу із листами, тим краще ви будете працювати із ними, а отже отримаєте більше вільного часу на креативну роботу.
Кажучи про імейли я давно перейшов із десктопного outlook у браузер й конкретно зараз мій основний клієнт це gmail. В роботі використовую полегшену форму inbox zero - всі листи проходять через субʼєктивне фільтрування - delete, defer, delegate, do.
Delete - є імейли які залітають до тебе і їх просто потрібно видалити після огляду, як правило це нотіфікейшени із різних таск-трекерів, автоматичних систем, нагадувань і т.д.. Для більшості із них я створюю правило, щоб вони автоматом залітали у спеціальну теку і їх можна було оглядати гуртом.
Defer - тут цікавіше, є питання до яких тобі потрібно повернутись пізніше. Раніше я додав їх собі у календар, але зараз почав використовувати функцію snooze, й лист надійде через якийсь час.
Delegate - тут просто потрібно робити forward та іноді snooze, щоб через певний час перевірити статус.
Do - комплексні завдання потрапляють до мого списку завдань, маленькі задачки групуються й виконуються знов же таки гуртом.
Те що не видаляється потрапляє у власну теку, конкретно у gmail я використовую labels для кожного клієнта/проєкту або активності. Ніщо не зникає й легше потім шукати, або передавати справи.
Мінімально використовую тачпад й максимально клавіатурні шорткати. (C)ompose, (R)eply, (A)nswer all, (F)orward, Shift+# для видалення. Для переміщення у теку також є шорткат - (V), плюс назва теки/лейблу коротка - це 3-4 символи.
Особиста історія. Контрол-фріки типу мене переймаються за лічильник непрочитаних. Якщо є непрочитаний лист, то його потрібно прочитати. Ця манія стає у пригоді в роботі, бо мотивує дійти до кінця інбоксу, але вона деструктивна, тому я зробив правило, що всі імейли за замовчуванням стають прочитаними, коли потрапляють в інбокс. Простий хак сприйняття, який допоміг прибрати зудіння й перевіряти пошту кожні 15 хвилин.
На перший погляд це складна система, яка потребує години часу, але насправді все базується на звичці читати пошту підходами й витрачати на неї мінімум часу, бо все автоматизовано й категоризовано.
Є інші системи роботи з поштою, наприклад інша версія inbox zero. Важливо те, як ви організовуєте свій робочий простір й скільки часу ви витрачаєте на work about work.
Якщо ви постійно маєте проблеми із пошуком "того самого імейлу", помилково видаляєте важливі листи й тримаєте мотлох, то скоріш за все вам потрібно передивитись ваш підхід й запровадити у себе структуру, а Inbox zero - хороший початок для створення власної системи.