📑 Отримали електронний запит на пошту: покроковий алгоритм дій нотаріусаЦифровізація вимагає від нотаріуса чіткості не лише у вчиненні нотаріальних дій, а й у роботі з вхідною кореспонденцією.Як правильно опрацювати PDF (docx)-запит у формі електронного документа від органу влади, що надійшов на e-mail? Діємо строго за законодавчим вектором:1️⃣ Технічний та криптографічний контроль 🛑(Попередній розгляд)Перш ніж реєструвати документ, обов’язково перевірте його цілісність та автентичність:Дійсність КЕП: Перевірте кваліфікований електронний підпис та наявність кваліфікованої електронної позначки часу.Золоте правило: Якщо КЕП відсутній, недійсний або підпис неможливо перевірити — такий документ реєстрації та розгляду не підлягає.Строки: Перевірка здійснюється в день надходження. Якщо лист прийшов у позаробочий час — не пізніше 10:00 наступного робочого дня. 📚 Нормативна база: Правила ведення нотаріального діловодства (п. 8.4.1, 8.4.3) Постанова КМУ № 55 (п. 20, 52) ЗУ «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (ст. 18) 2️⃣ Реєстрація та маркування 🖨Після успішної перевірки КЕП виконуємо наступне:Внесіть запис до Журналу реєстрації вхідних документів.Роздрукуйте документ та у верхньому полі першої сторінки поставте відмітку: «Отримано в електронній формі».Проставте реєстраційний штамп (дата та вхідний індекс) у правому нижньому куті. 📚 Нормативна база: Правила ведення нотаріального діловодства (п. 8.1, 8.3, 8.4.5, 8.4.6) 3️⃣ Правова експертиза запиту 🔍Перевірте зміст на відповідність вимогам ст. 8 Закону України «Про нотаріат»:Повноваження: Чи має право запитувач (суд, поліція, ДВС тощо) витребовувати таку інформацію?Реквізити справи: Для довідок правоохоронцям та судам обов’язково має бути вказаний номер справи, у зв’язку з якою надійшов запит. 📚 Нормативна база: ЗУ «Про нотаріат» (ст. 8, 8-1) 4️⃣ Надання відповіді 📤Строк: Відповідь надається протягом 10 робочих днів.Оформлення: Лист готується на бланку нотаріуса з обов’язковим посиланням на номер і дату вхідного запиту.Внесіть запис до журналу реєстрації вихідних документів.Форма: При надсиланні електронною поштою обов’язково накладіть свій КЕП. 📚 Нормативна база: ЗУ «Про нотаріат» (ст. 8) Правила ведення нотаріального діловодства 📌 Дотримання цих правил — гарантія збереження нотаріальної таємниці та вашого професійного захисту.📎 Детальний маршрут дій дивіться на нашій інфографіці#нотаріат #діловодство #енотаріат #нотаріус #КЕП #закон #юрист #notary