🧾Службове відрядження за кордон: як правильно оформити Звіт про використання коштів?Підприємства мають право забезпечувати працівників коштами для закордонних відряджень як у готівковій іноземній валюті, так і шляхом перерахування авансу на банківський рахунок працівника або на корпоративну платіжну картку.Відповідно до Інструкції про службові відрядження, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, роботодавець зобов’язаний видати працівнику аванс для покриття поточних витрат під час службової поїздки. Аванс може бути перерахований:📌на особистий рахунок працівника, до якого прив’язана платіжна картка;📌на рахунок підприємства, операції за яким здійснюються за допомогою корпоративної платіжної картки.Аванс для закордонного відрядження може бути наданий у валюті країни призначення, у доларах США, євро або у гривневому еквіваленті, визначеному за офіційним курсом НБУ на дату подання до банку розрахунку витрат на відрядження.За наявності підтвердних документів працівнику компенсуються також банківські та інші супутні витрати, пов’язані з використанням платіжних карток і готівки. Зокрема, підлягають відшкодуванню витрати на:📌обмін валюти;📌банківські комісії;📌переказ авансу;📌повернення невикористаних коштів;📌безготівкові розрахунки у валюті, відмінній від валюти карткового рахунку;📌зняття готівки;📌конвертацію валюти;📌отримання банківських виписок.Після завершення відрядження працівник повинен скласти та подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, у строки, визначені п.п. 170.9.3 ПКУ. Звіт може бути оформлений як у паперовій, так і в електронній формі з дотриманням вимог законодавства щодо електронного документообігу.📎До Звіту обов’язково додаються документи, що підтверджують понесені витрати, із зазначенням способу їх оплати.Якщо підтвердних документів про перебування працівника за кордоном немає, до Звіту необхідно додати:📌завірені копії сторінок закордонного паспорта з відмітками про перетин державного кордону;📌або довідку Державної прикордонної служби України про факти перетину державного кордону.☝️Невикористані кошти працівник повинен повернути у тій валюті, в якій було отримано аванс. Якщо аванс видавався готівкою, залишок повертається до каси підприємства, а якщо кошти були перераховані на рахунок — на відповідний банківський рахунок роботодавця.💵Під час складання Звіту документально підтверджені витрати перераховуються за фактичним курсом обміну, застосованим банком. Якщо підтвердження курсу обміну відсутнє, використовується крос-курс, розрахований за офіційними курсами НБУ на дату затвердження Звіту.Якщо після перевірки Звіту роботодавець повинен компенсувати працівнику додаткові витрати, виплата здійснюється у гривнях за офіційним курсом НБУ, що діє на дату затвердження Звіту керівником. Такі кошти необхідно виплатити не пізніше третього банківського дня після його затвердження.У разі несвоєчасного повернення надміру витрачених підзвітних коштів застосовуються правила оподаткування, визначені п. 170.9 ПКУ.Основні правила перерахунку витрат при закордонному відрядженні:📌якщо фактичні витрати відповідають сумі виданого авансу — відшкодування здійснюється за курсом НБУ на дату видачі авансу;📌якщо працівнику необхідно доплатити кошти — компенсація проводиться за курсом НБУ на дату затвердження Звіту;📌якщо працівник повертає невикористаний аванс — розрахунок здійснюється за курсом НБУ на дату погашення заборгованості, якщо він відрізняється від курсу на дату видачі авансу;📌за відсутності документів про обмін валюти витрати визначаються за крос-курсом, розрахованим на підставі офіційних курсів НБУ на дату затвердження Звіту.Приєднуйтесь до ІнТакс