🧾

Службове відрядження за кордон: як правильно оформити Звіт про використання коштів? Підприємства мають право забезпечувати працівників коштами для закордонних відряджень як у готівковій іноземній валюті, так і шляхом перерахування авансу на банківський рахунок працівника або на корпоративну платіжну картку. Відповідно до Інструкції про службові відрядження, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, роботодавець зобов’язаний видати працівнику аванс для покриття поточних витрат під час службової поїздки. Аванс може бути перерахований:📌 на особистий рахунок працівника, до якого прив’язана платіжна картка;📌 на рахунок підприємства, операції за яким здійснюються за допомогою корпоративної платіжної картки. Аванс для закордонного відрядження може бути наданий у валюті країни призначення, у доларах США, євро або у гривневому еквіваленті, визначеному за офіційним курсом НБУ на дату подання до банку розрахунку витрат на відрядження. За наявності підтвердних документів працівнику компенсуються також банківські та інші супутні витрати, пов’язані з використанням платіжних карток і готівки. Зокрема, підлягають відшкодуванню витрати на:📌 обмін валюти;📌 банківські комісії;📌 переказ авансу;📌 повернення невикористаних коштів;📌 безготівкові розрахунки у валюті, відмінній від валюти карткового рахунку;📌 зняття готівки;📌 конвертацію валюти;📌 отримання банківських виписок. Після завершення відрядження працівник повинен скласти та подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, у строки, визначені п.п. 170.9.3 ПКУ. Звіт може бути оформлений як у паперовій, так і в електронній формі з дотриманням вимог законодавства щодо електронного документообігу.

📎

До Звіту обов’язково додаються документи, що підтверджують понесені витрати, із зазначенням способу їх оплати. Якщо підтвердних документів про перебування працівника за кордоном немає, до Звіту необхідно додати:📌 завірені копії сторінок закордонного паспорта з відмітками про перетин державного кордону;📌 або довідку Державної прикордонної служби України про факти перетину державного кордону.☝️

Невикористані кошти працівник повинен повернути у тій валюті, в якій було отримано аванс. Якщо аванс видавався готівкою, залишок повертається до каси підприємства, а якщо кошти були перераховані на рахунок — на відповідний банківський рахунок роботодавця.

💵

Під час складання Звіту документально підтверджені витрати перераховуються за фактичним курсом обміну, застосованим банком. Якщо підтвердження курсу обміну відсутнє, використовується крос-курс, розрахований за офіційними курсами НБУ на дату затвердження Звіту. Якщо після перевірки Звіту роботодавець повинен компенсувати працівнику додаткові витрати, виплата здійснюється у гривнях за офіційним курсом НБУ, що діє на дату затвердження Звіту керівником. Такі кошти необхідно виплатити не пізніше третього банківського дня після його затвердження. У разі несвоєчасного повернення надміру витрачених підзвітних коштів застосовуються правила оподаткування, визначені п. 170.9 ПКУ. Основні правила перерахунку витрат при закордонному відрядженні:📌 якщо фактичні витрати відповідають сумі виданого авансу — відшкодування здійснюється за курсом НБУ на дату видачі авансу;📌 якщо працівнику необхідно доплатити кошти — компенсація проводиться за курсом НБУ на дату затвердження Звіту;📌 якщо працівник повертає невикористаний аванс — розрахунок здійснюється за курсом НБУ на дату погашення заборгованості, якщо він відрізняється від курсу на дату видачі авансу;📌 за відсутності документів про обмін валюти витрати визначаються за крос-курсом, розрахованим на підставі офіційних курсів НБУ на дату затвердження Звіту. Приєднуйтесь до ІнТакс