Para empezar, mírate desde un lado.

1. Determina la carga actual

Antes de asumir nuevas tareas en el trabajo, para no encontrarte en un "incendio" aún mayor, evalúa el tiempo que dedicas a cumplir con las tareas actuales. Es importante excluir la evaluación subjetiva: puedes sentir que te ahogas en trabajo, pero en realidad puede que no sean tantas las tareas.

Cómo evaluar tus capacidades para no ahogarte en tareas

Para obtener una imagen objetiva, sigue cuatro pasos:

  • Utiliza un rastreador de tiempo. Por ejemplo, Toggl Track, WEEEK o Hours TimeLord. El programa calculará cuánto tiempo dedicas a tareas específicas. Esto ayudará a determinar la carga de trabajo que puedes manejar en un día y a no asumir más.
  • Considera las microtareas. Revisar el correo, responder a colegas en mensajería, programar reuniones, preparar facturas para clientes: a menudo estas tareas no se consideran en el volumen total, y es un error. Por separado parecen insignificantes, pero juntas pueden ocupar varias horas al día. Estima al menos aproximadamente el tiempo que dedicas a estas tareas y añádelo a la carga.
  • Cuenta los descansos cortos. Trabajar concentrado durante ocho horas es prácticamente imposible. Desviarte brevemente para preparar un té, revisar redes sociales y reírte de memes es completamente normal. Durante este tiempo, te relajarás un poco y será más fácil continuar trabajando. Por lo tanto, vale la pena incluir pequeñas pausas en tu horario.
  • Reserva tiempo para resolver tareas imprevistas. Durante la jornada laboral pueden surgir asuntos no planificados. Por ejemplo, un cliente llega con correcciones que deben ser atendidas de inmediato. Por lo tanto, deja espacios libres que puedas ocupar con trabajo sin perjudicar el resto de las tareas.

2. Encuentra tus debilidades y fortalezas

Esto ayudará a entender por qué ocurren los atascos. Primero, responde a la pregunta de si realmente sucede porque hay demasiadas tareas y son abrumadoras para una sola persona, y luego analiza tu papel en la aparición de los atascos.

Una vez que identifiques los puntos débiles, podrás influir en ellos: en algunos más, en otros menos. Por ejemplo, lidiar con la ansiedad o la falta de concentración será más difícil, mientras que pedir plazos más razonables puede ser más fácil.

Después, encuentra tus fortalezas: aquellas cualidades que ayudarán a resolver problemas. Por ejemplo, el amor por el trabajo, que te lleva a intentar realizar las tareas lo mejor posible. Enfócate en tus valores y no aceptes condiciones que potencialmente puedan deteriorar la calidad de tu trabajo.

3. Analiza el entorno laboral

Nuestras capacidades dependen no solo de nosotros mismos. También las determina el entorno laboral. Por ejemplo, puedes ser un profesional excelente, pero en el equipo siempre hay atascos, crisis y "incendios" en los proyectos. Y tienes que trabajar en ese modo, lo que puede dificultar la inmersión profunda en las tareas y su ejecución metódica.

4. Ocúpate de las tareas que no te gustan

Las tareas que no te gustan pueden frenar la productividad y limitar las capacidades. A menudo nos ocupamos de estas tareas a regañadientes, procrastinamos y las acumulamos hasta que ocurre un atasco. Como resultado, no nos queda energía ni tiempo para otras tareas, y comenzamos a ahogarnos en el trabajo acumulado.

Para lidiar con las tareas que no te gustan, reflexiona sobre dos preguntas:

  • ¿Qué tan fácil es para ti soportar la incomodidad que causan?
  • ¿Las tareas que no te gustan ofrecen alguna ventaja?

Si puedes lidiar con las sensaciones desagradables y el resultado compensa todos los esfuerzos, intenta aceptar el hecho de que no todo lo importante en la vida nos brinda satisfacción.

En caso de que haya muchas tareas que no te gustan y decidas liberarte, también se aplica la recomendación sobre debilidades y fortalezas. Por ejemplo, las debilidades pueden ser el miedo al cambio o la reticencia a comunicar tu deseo a la dirección. Entonces, debes pensar en por qué temes cambiar el curso habitual de las cosas y qué te hace sentir ansiedad, y encontrar formas de eliminar las causas. Pero si, además, te adaptas rápidamente y te sumerges fácilmente en los procesos, esas son tus fortalezas. Te ayudarán a sobrellevar la liberación y luego a integrarte en un nuevo equipo.