‼️ Трудова книжка у 2026 році: у державній установі вимагали заяву, щоб повернути працівниці її власний документ

Колеги, хочу поділитися історією, яку мені розповіла підписниця — кадровик, яка нещодавно влаштувалася на роботу до однієї з державних установ. Умовно назвемо її «установа N».

Попри електронний облік трудової діяльності, кадрова служба наполягала на наданні оригіналу паперової трудової книжки.
І це при тому, що працівниця надала:
▪️ PDF-копію трудової книжки, яку раніше самостійно оцифрувала;
▪️ витяг з електронної трудової книжки;
▪️ витяг із Реєстру застрахованих осіб;
▪️ відомості про трудовий і страховий стаж із ПФУ.
Зрештою її переконали принести оригінал нібито для зручності перенесення даних до внутрішньої кадрової програми.

А далі почалося найцікавіше.
Коли працівниця захотіла забрати свою трудову книжку, від неї зажадали написати заяву про повернення документа.
Вона відмовилася.

За словами підписниці, працівниця кадрової служби схопила трудову книжку, оббігла стіл, притиснула її до себе та вигукнула:
«НЕ ВІДДАМ!»

Після конфлікту з керівництвом жінка вирішила звільнитися. А щоб отримати власну трудову книжку, все-таки змушена була написати заяву:
«Прошу повернути оригінал трудової книжки, наданий для звіряння зі сканованою копією».

На запитання, чому в установі продовжують збирати паперові трудові книжки, керівниця пояснила: так вони «перестраховуються», бо раніше працівники після звільнення вимагали книжки, яких не здавали.

А на зауваження щодо норм трудового законодавства прозвучала відповідь:
«Ми не працюємо за "КЗОТ", ми працюємо за Законом України "Про державну службу"».

📌 Що говорить законодавство?
За ст. 48 КЗпП паперова трудова книжка зберігається у працівника, а роботодавець вносить до неї записи на його вимогу.
Відповідно до ст. 24 КЗпП під час прийняття на роботу особа подає трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб.
Отже, слід розмежовувати пред'явлення трудової книжки та її зберігання роботодавцем.

І головне: на якій правовій підставі кадрова служба утримує оригінал документа та вимагає заяву для його повернення?

Це історія зі слів працівниці, тому остаточна правова оцінка потребує перевірки всіх обставин.
А мені цікаво, колеги: чи доводилося вам стикатися з подібною практикою у 2026 році?