Як оцінювати свої можливості, щоб не тонути в завданнях

Для початку подивіться на себе збоку.

1. визначте поточне навантаження

Перш ніж братися за нові завдання на роботі, щоб не опинитися ще в більшій "пожежі", оцініть час, який витрачаєте на виконання поточних доручень. При цьому важливо виключити суб'єктивну оцінку: ви можете відчувати, що потопаєте у справах, однак насправді їх виявляється небагато.

Щоб отримати об'єктивну картину, дотримуйтесь чотирьох кроків:

• Скористайтеся тайм-трекером. Наприклад, Toggl Track, WEEEK або Hours TimeLord. Програма порахує, скільки часу ви витрачаєте на конкретні завдання. Це допоможе визначити обсяг роботи, з яким можна впоратися за день, і не брати на себе більше.
• Враховуйте мікросправи. Розібрати пошту, відповісти в месенджерах колегам, призначити зустріч, підготувати рахунок для клієнта - часто подібні завдання не враховуються в загальному обсязі, а даремно. Окремо вони здаються незначними, але всі разом можуть займати кілька годин на день. Прикиньте хоча б приблизно час, який витрачаєте на такі завдання, і додайте його до навантаження.
• Порахуйте короткі перерви. Зосереджено працювати всі вісім годин практично нереально. Ненадовго відволіктися, щоб заварити чай, погортати стрічку в соцмережах і посміятися над мемами, - цілком нормально. За цей час ви трохи відпочинете, і працювати далі буде легше. Тому варто включити невеликі паузи в розклад.
• Закладайте час на вирішення непередбачуваних завдань. Протягом робочого дня можуть виникати незаплановані справи. Наприклад, клієнт приходить із правками, і їх потрібно терміново відпрацювати. Тому залишайте вільні віконця, які можна зайняти роботою без шкоди для решти завдань.

2. Знайдіть свої слабкі та сильні сторони

Це допоможе розібратися, з якої причини трапляються аврали. Для початку дайте відповідь на запитання, чи справді так відбувається, бо завдань занадто багато і вони непідйомні для однієї людини, а потім проаналізуйте свою роль у появі завалів.

Щойно ви визначите слабкі місця, то зможете на них вплинути - на одні більшою мірою, на інші меншою. Наприклад, впоратися з тривогою або недостатньою концентрацією уваги буде складніше, а попросити встановити більш адекватні терміни, можливо, простіше.

Після знайдіть сильні сторони - ті якості, які допоможуть вирішити проблеми. Наприклад, любов до роботи, завдяки якій ви намагаєтеся виконувати завдання якнайкраще. Орієнтуйтеся на свої цінності та не погоджуйтеся на умови, які потенційно можуть погіршити якість вашої роботи.

3. Проаналізуйте робоче середовище

Наші можливості залежать не тільки від нас самих. Їх визначає ще й робоче середовище. Наприклад, ви дуже крутий фахівець, але в команді постійно виникають аврали, кризи та "пожежі" на проєктах. І вам доводиться працювати в такому режимі, через що може бути важко глибоко занурюватися в завдання та методично їх виконувати.

4. Розберіться з нелюбимими завданнями

Нелюбимі завдання можуть гальмувати продуктивність і обмежувати можливості. Ми часто займаємося такими справами через силу, зволікаємо з ними і збираємо доти, доки не трапляється аврал. У результаті в нас не залишається енергії та часу на інші завдання - і ми починаємо тонути в завалах.

Щоб порозумітися з нелюбимими завданнями, розберіться у двох питаннях:

• Наскільки легко вам пережити дискомфорт, якого вони завдають?
• Чи дають нелюбимі справи хоч якусь вигоду?

Якщо ви справляєтеся з неприємними відчуттями, а результат компенсує всі зусилля, постарайтеся прийняти той факт, що не все важливе в житті приносить нам задоволення.

У разі, якщо неулюблених завдань багато і ви вирішите звільнитися, також працює рекомендація про слабкі та сильні сторони. Наприклад, слабкими сторонами можуть бути страх змін або боязнь повідомити про своє бажання начальству. Тоді треба подумати про те, чому ви боїтеся змінити звичний хід речей і що змушує вас відчувати тривогу, і знайти способи усунути причини. Але якщо при цьому ви дуже швидко адаптуєтеся і легко занурюєтеся в процеси - це сильні сторони. Вони допоможуть пережити звільнення, а потім влитися в нову команду.